Proikkari

Tarinointia projektipäälliköistä – onko meistä mitään hyötyä?

Mitä projektipäällikön tulisi tehdä, mitä ei, ja miksi? Tyhjentävän määrittelyn antaminen on vaikeaa, mutta tässä minun näkemykseni tästä toimistojen ehkä ristiriitaisimmasta hahmosta.

Ennen oli jännää

Joskus opiskeluaikoinani ajattelin, ettei minua kiinnosta mikään – kunnes huomasin, että minua kiinnostaa oikeastaan kaikki, mutta vähän. Projektipäällikkönä, tai yleisemmin asiakkuushallinnan ja sisäisen kehityksen parissa työskennelleenä, huomaan tämän ominaisuuden olevan itse asiassa erittäin hyödyllinen. Projektipäällikköä tulisi kiinnostaa kaikki, ja hänen tulisi ymmärtää riittävästi kaikkien tiiminsä jäsenten taidoista. Hänellä tulisi olla tilannetajua hiffata, milloin osallistua ja milloin antaa tilaa muulle tiimille.

Kun aloitin digitoimistossa 2008, hankkeita johdettiin vahvasti projektipäällikön kautta. Silloin internet kai oli vielä uutta ja ihmeellistä; ajateltiin ehkä, että tarvittiin joku filtterinä toimiva ihminen, joka osaisi selkosanaistaa asiakkaalle suunnittelijoiden ja koodareiden ihmeelliset ideat.

Tänään digidigi on jo itsestäänselvyys, ja sulautunut osaksi laajempaa markkinointiviestinnän kenttää. Myös toimistojen tiimirakenne ja kompetenssit ovat kehittyneet ja muovaantuneet ajan tarpeita vastaamaan. Myös projektijohdossa on tapahtunut muutoksia viimeisen kymmenen vuoden aikana. Onneksi.

Proikkari-03

Sitten luulin ymmärtäväni

Mitä projektipäällikön sitten tulisi tehdä? Projektipäällikön tulee toki johtaa tiimiä, mutta mitä tällä johtamisella tarkoitetaan? Johtajuuden käsite ei ole yksiselitteinen. Proikkarin ei ole syytä olla mikään kaikkivoipa, ongelmat ratkaiseva sankari. Muttei hänen myöskään pitäisi olla silkka tiimin nakitettavissa oleva apuri, saatikka nakkeja satunnaisesti ilman briiffiä, tavoitteita tai realistisia aikatauluja viuhtova ylivaltias (tai valtiatar).

Vuosia sitten – kun olin oppinut, ettei proikkarin ole syytä olla sen enempää sankari, sidekick kuin sadistikaan – päättelin, että pätevä proikkari tekee itsensä työttömäksi.

Ajattelin, että kaikki projektinhallinnan toiminnot ovat siirrettävissä muulle tiimille: kun työryhmä toimii itseohjautuvasti, on se tehokkaimmillaan. Sittemmin olen oppinut, että tämä(kään) ei ole koko totuus, vaan projektipäällikölläkin on paikkansa.

Mutta opinkin jotain uutta

Vastuu onnistuneesta projektista on koko tiimillä. Uskon, että tiimin tulisi olla suorassa keskusteluyhteydessä asiakkaaseen. Silloin kommunikaatio, yhteistyö ja tehokkuus paranevat, samalla kun työn mielekkyys kasvaa. Tiimin jäsenet – oman alansa asiantuntijat – ovat asiakkaan parhaita sparraajia. Suora keskusteluyhteys mahdollistaa entistä onnistuneemmat toteutukset, jotka vastaavat asiakkaan haasteisiin ja tavoitteisiin tuloksellisilla ja luovilla ratkaisulla.  Eli ovat, niin kutsutusti, ”kuumaa shittiä”.

Tässä yhtälössä pätevä proikkari on mahdollistaja, joka osaa koota oikeat kompetenssit projektille sekä luoda olosuhteet ja ympäristön, jossa tiimillä on mahdollisuus luovuuteen ja innovointiin.

Hän antaa tiimille tilaa loistaa ja tukee tarvittaessa. Pätevä proikkari määrittelee realistiset aikataulut ja budjetit, jotka tiimi allekirjoittaa ja joihin se on sitoutunut. Hän varmistaa, että projektin mittakaavan muuttuessa, muuttuvat myös aikataulut ja budjetit.

Pätevä proikkari varmistaa, että kaikilla on valmiudet tehdä duuninsa hyvin, tiimityönä ja läheisessä yhteistyössä asiakkaan kanssa. Hän myös varmentaa, että tiimiläiset tekevät tehtäviä, joissa heidän osaamistaan hyödynnetään parhaiten, ja he pääsevät kehittymään.

Proikkari-02

Se on sekä yksinkertaista että haastavaa

Okei, eli proikkarin tehtävä on olla tiimin toiminnan mahdollistaja. Mutta miten työ pidetään mielekkäänä, tehokkaana ja tuottavana? Motivoimalla.

Pätevä projektinhallinta antaa muulle tiimille mahdollisuuden keskittyä työssään niihin asioihin, joissa heidän ammattitaitonsa pääsee parhaiten kukoistamaan, mistä he saavat eniten kiksejä, ja missä he haluavat kehittyä. Kiinnostavat työtehtävät, mahdollisuus kasvaa ja kehittyä sekä tunnustus ja palkitseminen hyvästä työstä ovat olennaisia asioita motivaation ylläpitoon. Erittäin tärkeää on myös tiimin yhteishengen ja sisäisen kemian jatkuva kehittäminen.

Itse saan eniten kiksejä siitä, kun näen tiimin nauttivan työstään ja yhteisestä tekemisestä. Toki Excel-miehenä myös aikataulut, budjetit ja katteet ovat minulle tärkeitä sekä erityisesti asiakkaan tyytyväisyys. Mutta uskon, että nämä asiat seuraavat, kunhan tiimillä asiat kunnossa.

Eteenpäin, sanoi proikkari lumessa

Projektinhallinta on toimenkuva, jonka oppii parhaiten tekemällä, ja virheitä tekemällähän oppii eniten. Aikoinaan esimieheni erheellisesti totesi minulle, että asiat rullaavat parhaiten, kun hän pysyy poissa tieltäni ja antaa minun itse ratkoa vastaantulevat haasteet – kunhan pyydän tarvittaessa apua. Kantapään kautta opin, että apua kannattaa pyytää ajoissa, ennen kuin avunanto on lähes mahdotonta.

Jokainen projektipäällikkö voi oppia paljon ihmisiltä ympärillään. Jatkuva oppiminen ja sen mahdollistava kommunikaatio ovat olennaisia, jotta työssään kasvaa, kehittyy ja pysyy motivoituneena. Toimivan projektinjohdon ja tiimityön ytimessä onkin tämä klassinen latteus – kommunikaatio. Kunhan se pelaa, niin ainakin kolme neljäsosaa haasteista ratkeavat kuin itsestään.

Toki luovien suunnittelijoiden mielestä palavereita on aina joko liikaa tai liian vähän. 

Tuomas Pekkanen

Tuomas Pekkanen

Chief operating officer

Lisää uusi kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.

Puhdas teksti

  • Sallitut HTML-tagit: <a href hreflang rel target title> <em> <strong> <cite>
  • HTML-merkit ovat kiellettyjä.
  • Rivit ja kappaleet päätetään automaattisesti.
  • Verkko- ja sähköpostiosoitteet muutetaan automaattisesti linkeiksi.